“過去3個人忙一整天才能匯總完的月度項目核算報告，現(xiàn)在系統(tǒng)實時生成，數(shù)據(jù)精準到每一筆支出、每一個責任人，讓決策有了硬支撐！”12月9日，談及同濟建管新上線的項目核算管理體系，公司相關負責人難掩欣喜。這套覆蓋項目全生命周期的數(shù)字化管理體系，不僅破解了同濟建管長期存在的管理上痛點，更以數(shù)據(jù)驅(qū)動為核心，為企業(yè)加強內(nèi)部管理、真實反映項目經(jīng)營情況、推進高質(zhì)量發(fā)展注入強勁動能。
同濟建管在監(jiān)理行業(yè)深耕20余年，常年面臨項目分布散、周期長、數(shù)據(jù)協(xié)同難等挑戰(zhàn)。公司數(shù)據(jù)孤島現(xiàn)象突出，項目信息、財務數(shù)據(jù)、成本明細分散在不同部門、不同表格，粗放的核算導致單個項目成本核算不清晰，超支原因難以追溯；員工差旅費歸屬模糊；應收賬款依賴人工統(tǒng)計，超期賬款無法及時預警，給企業(yè)現(xiàn)金流帶來巨大壓力；項目成本無法真實反映，管理成本高企。為此，公司黨支部以“綜合提升”為目標，設立“揭榜掛帥”榜單，發(fā)起“財務部項目成本核算看板”征集令。
今年2月，同濟建管黨員嚴致驛主動揭榜，帶領6名財務人員與科技創(chuàng)新部1名博士組成攻堅團隊，以“項目核算”為核心，著手構(gòu)建橫縱貫通、標準統(tǒng)一的數(shù)字化管理體系。在項目開發(fā)過程中，團隊針對多源數(shù)據(jù)整合與標準化難題，組建專項小組梳理核心字段、制定統(tǒng)一標準，搭建基礎數(shù)據(jù)庫并開發(fā)數(shù)據(jù)自動清洗關聯(lián)功能，打通業(yè)務與財務數(shù)據(jù)接口，徹底打破數(shù)據(jù)壁壘；面對核算顆粒度下沉的技術(shù)與業(yè)務適配阻力，技術(shù)層面通過宏代碼開發(fā)實現(xiàn)自動分類歸集，建立唯一數(shù)據(jù)標識，業(yè)務層面開展跨部門培訓，建立定期對接機制，確保核算顆粒度順利下沉至個人與項目；為解決風險預警機制精準性與及時性不足問題，基于近3年數(shù)據(jù)科學設定預警閾值，開發(fā)自動推送功能聯(lián)動內(nèi)部通訊工具，建立預警跟進臺賬，讓預警機制真正發(fā)揮作用。
項目推進過程中，這支團隊展現(xiàn)出高度的凝聚力與奉獻精神。項目初期需清理近5年所有項目歷史數(shù)據(jù)，大家自發(fā)組成“數(shù)據(jù)清理突擊隊”，連續(xù)1周每晚加班至深夜，最終團隊按時完成上萬條數(shù)據(jù)的清理、核驗與補錄。系統(tǒng)推廣初期，團隊成員段青華主動擔任“耐心聯(lián)絡員”，開展“一對一”實操指導，建立24小時答疑群，并驅(qū)車前往異地項目現(xiàn)場面對面溝通，有效化解業(yè)務人員顧慮。新員工張鑫馨為跟上項目進度，手寫3本操作筆記，利用休息時間苦練技能，1個月內(nèi)便熟練掌握系統(tǒng)維護與基礎數(shù)據(jù)異常排查工作。
經(jīng)過近10個月努力，項目于11月正式上線。在技術(shù)架構(gòu)上，構(gòu)建了基礎數(shù)據(jù)庫、核心管理平臺、六大功能模塊的三層架構(gòu)，整合多維度數(shù)據(jù)，經(jīng)自動清洗、關聯(lián)計算生成標準化數(shù)據(jù)集，通過看板展示和預警提醒，實現(xiàn)數(shù)據(jù)從采集到應用的全流程閉環(huán)。
六大功能模塊的協(xié)同運行，成為管理效能躍升的核心支撐。其中，項目信息模塊為每個監(jiān)理項目建立唯一“身份檔案”，全周期信息實時更新，狀態(tài)變更自動觸發(fā)核算收尾；項目核算看板直觀呈現(xiàn)產(chǎn)值、成本、毛利等關鍵數(shù)據(jù)，收入支出可追溯至個人和具體類目，毛利率異常項目通過宏代碼自動歸集；應收賬款模塊實現(xiàn)賬齡分布、部門余額實時更新，開票和回款數(shù)據(jù)精準落地，讓催收有明確指引；部門損益模塊從管理會計視角分析多維度數(shù)據(jù)，為資源優(yōu)化配置提供科學依據(jù)。
這場數(shù)字化轉(zhuǎn)型的成效，用實打?qū)嵉臄?shù)據(jù)交出了答卷：項目上線后，核算效率提升90%以上，數(shù)據(jù)準確率從92%躍升至99.5%，系統(tǒng)可輕松支撐1萬+項目的數(shù)據(jù)自動歸集，原本3人的專職核算團隊如今1人即可完成系統(tǒng)維護與異常處理；管理優(yōu)化方面，通過精準識別無效成本、篩選高盈利項目、傾斜優(yōu)勢資源，企業(yè)運營效率大幅提升；風險防控上，應收賬款超期回收率從60%提升至85%，綜合壞賬率從14%降至9%，項目成本超支率控制在5%以下，數(shù)據(jù)錯誤導致的決策風險明顯降低。
從數(shù)據(jù)孤島到數(shù)據(jù)貫通，從粗放管理到精準管控，同濟建管不僅以數(shù)字化核算體系重構(gòu)了監(jiān)理行業(yè)的管理邏輯，更提供了可復制、可推廣的行業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型實踐樣本。
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